Tietosuoja

Hämeenlinnan Teatteri Oy:n palveluita koskevat henkilötietojen tietosuojaa koskevat tiedot:

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on teatterin asiakkaan ja teatterin välinen asiakassuhde (asiallinen yhteys). Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen tai asiakkaan teatterille antamaan toimeksiantoon.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
• Teatterin palveluiden tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen.
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä palveluiden personointi.
• Asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta.
• Asiakaspalautteen käsittely ja siihen vastaaminen
• Hyvityspyyntöjen ja korvausvaatimusten käsittely, vastaaminen ja maksaminen
• Asiakaskannan analysointi ja luokittelu joiden tavoitteena on viestinnän kohdentaminen.
• Sähköisten palvelukanavien (kuten verkko- ja mobiilipalvelut) seuranta ja tilastointipalvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.

Rekisterin tietosisältö

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
• Tiedot kiinnostustesi kohteista
• Syntymäaika, sukupuoli, arvo tai ammatti ja äidinkieli
• Rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot, kun rekisteröity edustaa yhteisöä
• Maksutiedot, kuten luottokorttitiedot
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten lipputilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, jäsenyydet, edustukset ja asiakaskyselyvastaukset mukaan lukien rekisteröidyn rekisterinpitäjään liittyvä toiminta sosiaalisen median palveluissa
• Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• Eri toimipaikoissa, tapahtumissa, palveluissa ja kanavissa tapahtuvan viestinnän ja palvelu- ja sisältökäytön käyttö- ja asiointitiedot mukaan lukien itse tuottamasi sisältö
• Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot
• Suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot
• Päätelaitettasi ja verkkokäyttäytymistäsi koskevat tiedot (esim. IP-osoite, selaintyyppi ja selaushistoria)
• Selailun ajankohta ja istunnon kesto
• Mitä linkkejä tai mainoksia klikkaat ja mitä mainoksia tai muita sisältöjä olet katsonut
• Analytiikan ja seurantatekniikoiden avulla johdettu ja profiloitu tieto (ks. kohta ”Evästeet”)
• Muut suostumuksellasi kerätyt tiedot

Henkilötietoja voidaan yhdistellä myös muiden palvelujen kautta kerättyihin tietoihin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötietojasi erityisesti sinulta itseltäsi, kun annat tietoja asioidessasi meidän tai yhteistyökumppanimme kanssa eri rajapinnoissa, kuten lipunmyyntipisteissä tai verkko- ja mobiilipalveluissa. Voit antaa itsestäsi tietoja esimerkiksi asiakkaaksi rekisteröitymisen, lipun ostamisen tai meidän muiden palveluiden käyttämisen tai markkinointikampanjoihin osallistumisen yhteydessä.
Täydennämme ja jalostamme asiakastietoja myös vastaanottamalla tietoja lipunostohistoriasta sekä muita henkilötietoja yhteistyökumppanilta. Pitääksemme henkilötiedot ajan tasalla ja eheinä, saatamme kerätä henkilötietoja myös tietopalveluita tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten väestörekisterikeskuksesta ja kaupallisista rekistereiden päivityspalveluista.
Lisäksi keräämme henkilötietoja käyttämiesi päätelaitteiden välityksellä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

Jotta voisimme tarjota sinulle juuri sinua kiinnostavaa tietoa, saatamme tarkastella ostohistoriaasi ja ilmoittamiasi kiinnostuksen kohteita. Saadaksemme paremman kuvan kiinnostuksen kohteistasi, voimme myös yhdistää antamiasi tietoja evästeiden avulla keräämäämme dataan käynneistäsi verkkosivustollamme ja mobiilipalveluissamme.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Hämeenlinnan Teatteri saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujensa tekniseen ylläpitoon, asiakaspalveluun, käyttäjätietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, asiakasviestintään tai erilaisten kampanjoiden toteuttamiseen. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa Hämeenlinnan Teatterin alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat Hämeenlinnan Teatterin palvelujen toteuttamiseen ja tässä tietosuojalausekkeessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.
Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietojasi mihinkään muuhun, kuin tässä tietosuojalausekkeessa kuvattuihin ja Hämeenlinnan Teatterin määrittämiin tarkoituksiin. Hämeenlinnan Teatteri velvoittaa heidät pitämään tietosi salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi.
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.
Tietojen käsittely on ulkoistettu Lippupiste Oy:lle (y-tunnus 1789232-4). Lippupisteen tietosuojaseloste. Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy on rekisterinpitäjä ts. henkilötietojen käsittelystä vastaava taho. Teatteri kilpailuttaa lipunmyynnin aika ajoin, jolloin rekisterinpitäjä saattaa vaihtua. Rekisteri siirretään silloin uudelle rekisterinpitäjälle.

Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa. Henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattu. Rekisterinpitäjä kerää tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muine teknisin keinoin suojattuja. Asiakastietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä asiakastietoja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Teatterin ja muun lippujen jälleenmyyjän rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan rekisterinpitäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Rekisterinpitäjä määrittää myös käyttäjälle myönnettävän käyttöoikeustason. Lisäksi rekisterinpitäjä on sopimuksellisin keinoin huolehtinut siitä, että henkilötietoja sen lukuun käsittelevä yhteistyökumppani on sitoutunut henkilötietojen suojaamiseen myös omien työntekijöidensä toimien osalta.
Rekisterin tiedot teatterissa sijaitsevat teatterin ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä

Evästeet

Käytämme evästeitä (cookies) parantaaksemme viestintäämme, sivujemme toimintaa ja käyttäjäystävällisyyttä. Käytämme evästeitä myös asetustesi tallentamiseen ja viestiäksemme sinua kiinnostavista aiheista.
Evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla kerättyä tietoa ei voida palauttaa yksittäistä tunnistettavaa henkilöä koskevaksi. Henkilötietolainsäädännön sallimin tavoin evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin yhdistää käyttäjältä palvelun käyttämisen yhteydessä saatuihin henkilötietoihin.

Selaimesi hyväksyy todennäköisesti evästeet oletusasetuksin, mutta voit muuttaa selaimesi asetuksia, mikäli et halua, että selainkäyttäytymisestäsi saatavaa tietoa hyödynnetään. Evästeiden käytön estäminen vaikuttaa siihen, että palvelun kaikkia toimintoja ei voida käyttää. Jos estät mainonnan kohdentamisen, sinulle näytetään yhtä paljon mainoksia kuin aikaisemmin, mutta mainonta ei ole kiinnostusalueittesi mukaan valittua.

Tietojen käsittelyn oikeusperiaatteet

Oikeutettu etu
Oikeutemme käsitellä henkilötietojasi perustuu osin asiakassuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Käsittelemme tietojasi esimerkiksi palvelujen tarjoamiseksi, markkinoinnin lähettämiseksi ja lippujen myymiseksi siinä määrin kuin se on tarpeellista näiden toimenpiteiden suorittamiseksi.
Olemme arvioineet tietosuojalainsäädännön ja viranomaisohjeistusten edellyttämällä tavalla, että sinun etusi, perusoikeutesi tai vapautesi eivät syrjäytä tätä oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietojasi. Voit halutessasi käyttää tässä selosteessa kuvattuja oikeuksiasi, mikäli haluat vastustaa tai rajoittaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä.

Sopimus
Käsittelemme henkilötietojasi myös sinun ja meidän välillä syntyneen sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi. Sinun ja meidän välillä syntyy sopimus, kun ostat lippuja myyntikanavistamme

Suostumus
Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella siltä osin, kuin pyydämme suostumustasi sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi. Käsittelemme myös evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla kerättyjä henkilötietojasi evästeiden asettamista koskevan suostumuksen perusteella. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön tai sähköisen suoramarkkinoinnin osalta markkinointiviesteistä löytyvän linkin kautta.

Lakisääteinen velvoite
Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, kun siirrämme tietojasi veroviranomaiselle ja käsittelemme tietoja kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi.

Oikeus tarkistaa, korjata ja poistaa tiedot

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkista rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai pyytää tietojen poistamista. Vapaamuotoiset tarkistuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterin ylläpitäjälle.
Toimitamme sinulle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa yhteydenotostasi tiedot toimenpiteistä joihin olemme ryhtyneet oikeuksiesi toteuttamiseen liittyvien pyyntöjen johdosta.
Jos esität useita pyyntöjä tai jos pyyntösi on erityisen monimutkainen, voimme tarpeen mukaan jatkaa vastauksen määräaikaa enintään kahdella kuukaudella. Ilmoitamme sinulle erikseen tällaisesta

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Miten kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai sopimusvelvoitteidemme sekä lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Säilytämme asiakas- ja lipunmyyntitietoja 6 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeisen kerran asioinut verkkokaupassamme. Pseudonymisoimme eli käsittelemme henkilötiedot siten, ettei henkilötietoja voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön. Pseudonymisoinnin jälkeen oston tehnyttä henkilöä ei voida enää tunnistaa tietovaraston tietojen perusteella, mutta henkilön ostot, kiinnostus sekä ikä- ja sukupuoliarvio jäävät anonyyminä tietona talteen, joten niitä voidaan käyttää analyyseissä ja raporteissa, vaikka tietoja ei voida ilman lisätietoa yhdistää yksittäiseen henkilöön.
Jos olet tilannut uutiskirjeemme, säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin uutiskirjeen tilaus on voimassa. Jos peruutat uutiskirjeen tilauksen eli peruutat suostumuksesi sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen, lopetamme uutiskirjeen toimituksen sinulle ilman aiheetonta viivytystä, mutta säilytämme peruutuksen jälkeen tietoa markkinointikiellosta niin kauan kuin henkilötietojasi käsitellään muihin tarkoituksiin esimerkiksi verkkokaupassa asioinnin perusteella.
Säilytämme evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla kerättyjä henkilötietojasi enintään 13 kuukauden ajan henkilötiedon keräämisestä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy, Keinusaarentie 1, 13200 Hämeenlinna, talous- ja hallintosihteeri Jaana Elijoki jaana.elijoki(ät)hmlteatteri.fi p.0400 797 146